เตรียมความพร้อมกับตำแหน่งงาน Admin
งาน Admin หรืองานฝ่ายธุรการ เป็นงานที่มีขอบข่าย และหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่ค่อนข้างกว้าง จนหลายคนอาจจะเข้าใจว่างานด้านนี้ มีความคล้ายคลึง และค่อนข้างเหมือนกับงานของ HR แต่หากลองวิเคราะห์จากเนื้องานแล้ว จะเห็นว่างานทั้งสองประเภทนี้ จะมีความแตกต่างกันอยู่ อีกทั้งงาน Admin นี้จะเน้นที่การประสานงานเป็นหลัก วันนี้ JobCute ก็จะพาคุณไปคลายข้อสงสัยและทำความรู้จักกับตำแหน่งงานนี้กันให้มากขึ้นนะคะ
เนื่องจากงาน Admin เป็นงานที่มีลักษณะของการเป็นฝ่ายสนับสนุนค่อนข้างมาก เห็นได้จาก ผู้ที่ทำงานธุรการสามารถเข้าไปช่วยเหลืองานในฝ่ายอื่น ๆ ได้ เช่น Admin สามารถเข้าไปช่วยงานของฝ่าย HR ในด้านดูแลด้านเอกสาร หรือ ประสานงานกับพนักงาน เป็นต้น ขอบข่ายงานของ Admin จึงอยู่ที่ว่าต้องไปสังกัดอยู่กับฝ่ายไหน แต่โดยรวมแล้ว งานธุรการจะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลงานเอกสารต่าง ๆ การติดต่อประสานงานภายใน และภายนอกองค์กร การจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร การจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น
ตำแหน่งงาน Admin ที่เปิดรับสมัคร จะมีทั้ง Admin ฝ่ายขาย Admin ฝ่ายบุคคล หรือ Admin ฝ่ายการตลาด ตำแหน่งงานต่าง ๆ เหล่านี้ จะมีหน้าที่ และความสำคัญของงานแตกต่างกันไป ดังนั้น ก่อนจะสมัครงานในตำแหน่งนี้ ควรดูรายละเอียดของงานให้ถ้วนถี่ก่อนว่า เป็นงานที่ตรงกับความสามารถของเราหรือไม่
การเริ่มต้นสมัครงาน Admin นอกจากจะต้องเป็นคนที่มีทัศนคติ และแนวคิดด้านบวกในการเริ่มต้นชีวิตการทำงานแล้ว การจบการศึกษาที่ตรงกับสายงานก็มีส่วนสำคัญ ผู้หางานที่ต้องการงานด้านธุรการ คือ คนที่มีความรู้ความสามารถ และเรียนจบมาจากสาขาต่าง ๆ ดังนี้ คณะบริหารธุรกิจ (เอกเลขานุการ) สาขาบริหารการจัดการ สาขาบริหารการตลาด สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ
แต่หากมองตามหลักความเป็นจริงแล้ว สายงานนี้ค่อนข้างเปิดกว้าง ขอให้เป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถตามที่ตำแหน่งงานได้กำหนดไว้ โอกาสที่จะได้งานนี้ก็มีค่อนข้างสูง
ผู้ที่ทำงาน Admin ควรมีคุณสมบัติอย่างไร
คุณสมบัติของผู้ทำงาน Admin โดยรวมแล้ว ต้องเป็นคนที่รับความรับผิดชอบสูง มีความอดทน มุ่งมั่นในการทำงาน อีกทั้งมีความคล่องแคล่ว มีใจรักงานบริการ ใจเย็น มีมนุษยสัมพันธ์ดี เข้ากับบุคคลอื่นได้ง่าย สามารถประสานงานระหว่างบุคคล หรือระหว่างองค์ได้เป็นอย่างดี อดทนต่อสภาวะแรงกดดันในการทำงานได้
นอกจากคุณสมบัติข้างต้นแล้ว ผู้ที่ทำงาน Admin อาจจะต้องมีทัศนคติด้านบวก เหล่านี้ รวมอยู่ด้วย เพื่อเพิ่มความสุขในการทำงานให้มีมากขึ้น
-มีความละเอียด รอบคอบ สนใจรายละเอียดของงานที่ทำ ให้ผิดพลาดน้อยที่สุด
-เปิดใจกว้างยอมรับทั้งเสียงตำหนิ และคำชมเชย เพื่อเป็นกำลังใจในการทำงาน
-ปัญหาที่เกิดขึ้น คือสิ่งท้าทาย และเป็นสิ่งเตือนใจให้เราได้เรียนรู้
-มุ่งมั่นในการทำงาน เพื่อให้บรรลุสู่เป้าหมายอย่างเต็มที่
-ภูมิใจในหน้าที่การทำงานของตนเอง ให้ระลึกเสมอว่างานที่เราทำมีคุณค่า
-คิดอยู่เสมอว่า ความสุขของคนที่ได้ทำงาน Admin คือการได้ช่วยเหลือคน
บทบาท และหน้าที่ของงาน Admin
งาน Admin จะมีขอบข่ายความรับผิดชอบอยู่ที่การช่วยเหลือ หรือจัดการธุระต่าง ๆ ให้กับบุคคลในองค์กร อาจจะมีความแตกต่างกันไปบ้างตามแผนกที่ตัวเองสังกัดอยู่ แต่งานหลัก ๆ ของธุรการ จะมีดังนี้
- ติดต่อประสานงาน เดินเอกสารให้กับพนักงาน
- ดูแลสถานที่ หรือติดต่อกับฝ่ายอาคาร ในกรณีที่ต้องการใช้สถานที่จัดกิจกรรมต่าง ๆ
- ดูแลเอกสาร หรือส่งจดหมายให้กับพนักงานในแผนกต่าง ๆ
- ตรวจสอบ และสั่งซื้ออุปกรณ์ออฟฟิศให้กับพนักงาน
- ดูแลบริหารออฟฟิศ ด้วยการดูแล ควบคุมการทำความสะอาดของแม่บ้าน
- ดูแลพนักงานรับส่งเอกสารที่มาติดต่อกับบริษัท
งาน Admin เป็นตำแหน่งงานที่สำคัญตำแหน่งหนึ่งในบริษัท แต่หน้าที่ความรับผิดชอบนั้น อาจจะต้องใช้ความอดทนอยู่บ้าง เพราะบางครั้ง อาจจะต้องเจอกับพนักงานเจ้าปัญหา ที่สร้างความยุ่งยากลำบากใจบ้าง แต่หากเราสามารถควบคุม ดูแลงานส่วนนี้ให้ออกมาได้ดี งานของเราก็จะออกมาเป็นดังที่คาดหวัง
