หลายคนอาจคุ้นหูมาบ้างว่างาน Back office และ Front office คืออะไร มีขอบเขตในการทำงานอะไรบ้าง แต่สำหรับใครที่ยังไม่รู้นั้นให้ลองจิตนาการง่ายๆว่า มันก็แค่เป็นคำศัพท์ภาษาอังกฤษที่เรียกใช้ในยุคโลกาภิวัฒน์ ซึ่งหากแปลเป็นภาษาไทยก็คือ สำนักงานด้านหน้าและสำนักงานส่วนกลางนั่นเอง ทั้งนี้ เรามาดูกันว่าหน้าที่งานทั้งสองส่วนนี้ทำอะไรบ้าง และเป็นงานประเภทไหนบ้าง Jobcute จะพาทุกท่านไปดูพร้อมๆกันเลยค่ะ
Back Office และ Front Office คืออะไร
งานในส่วนของ Back Office คือ จะทำงานให้กับทุกแผนกในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการจัดการธุรกิจการบริหาร การสนับสนุนลูกค้าแผนกตำแหน่งงานว่าง การจ้างงานบัญชีภายในธุรกิจไอที หรือนักวิเคราะห์ข้อมูล เป็นต้น ล้วนเป็นงานที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับลูกค้า แต่มีส่วนร่วมในกิจกรรมเหล่านั้น เพื่อให้องค์กรทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพนั่นเอง
ในส่วนของงาน Front Office หรือที่เรียกกันว่า แผนกต้อนรับส่วนหน้า จะทำงานกับลูกค้าโดยตรงที่ให้การบริการแก่ลูกค้า อย่างไรก็ตาม ขอบเขตหน้าที่ของแผนกต้อนรับส่วนหน้าจะขึ้นอยู่กับในแต่ละองค์กรว่าจะให้รับผิดชอบงานส่วนไหนอะไรบ้าง เช่น รับผิดชอบด้านการขาย ให้คำปรึกษาแก่ลูกค้า เป็นต้น
ความแตกต่างในการทำงานแผนกส่วนกลางและส่วนหน้า
Front Office และ Back Office จะมีขอบเขตการทำงานที่แตกต่างกันไปอย่างสิ้นเชิง ซึ่ง Front Office จะเป็นแผนกต้อนรับของบริษัท เนื่องจากมีการติดต่อและประสานงานกับลูกค้าโดยตรง ซึ่งเป็นแผนกที่ต้องอยู่ในสายตาขององค์กรตลอดเวลา จะแตกต่างไปกับงาน Back Office ที่ไม่ต้องติดต่อกับลูกค้าโดยตรง แต่จะทำงานเกี่ยวข้องกับความเป็นอยู่ขององค์กร กำกับดูแลการทำงานของทีมงานในองค์กร การวิเคราะห์ข้อมูล การกำหนดราคาการควบคุมการเคลื่อนไหวของสินค้าในคลังสินค้า การดำเนินเรื่องเอกสารสำหรับธุรกรรมต่างๆ เป็นต้น ซึ่งสามารถสรุปได้ย่อๆว่า “Front Office เป็นพื้นที่ที่คนทำงานในการขายและการโต้ตอบกับลูกค้าหรือลูกค้า” และ ” Back office ทำหน้าที่เป็นกระบวนการภายในเช่น HR, การบัญชีและคลังสินค้า”
Front Office มีตำแหน่งงานและหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง
- เจ้าหน้าที่สำรองห้องพัก (Reservations) มีหน้าที่ดูแลเรื่องการจองห้องพักของลูกค้า โดยจะต้องยืนยันการจองทางจดหมาย แฟกซ์ โทรศัพท์ หรือ ทางอีเมล เป็นต้น
- แผนกต้อนรับ (Reception) มีหน้าที่ ในการลงทะเบียนแขกเข้าพักและจ่ายกุญแจห้อง ให้ข้อมูลการเข้าพักกับแขกรวมถึงการเก็บรวบรวมค่าต่างๆของแขก เช่น ซักรีด, อาหาร, มินิบาร์ เป็นต้น
- ผู้จัดการแผนกส่วนหน้างานส่วนหน้า (Front Office Manager) มีหน้าที่ดูแลควบคุมดูแล ให้การดำเนินงานเป็นไปในทางที่ดี มีความรอบคอบ แก้ปัญหาต่างๆได้ดี
- พนักงานสัมภาระ (Porter or Bell Boy) มีหน้าที่ในการช่วยแขกขนสัมภาระต่าง ๆ ไปที่ห้องพัก
- พนักงานรับโทรศัพท์ (Telephone Operator) มีหน้าที่รับโทรศัพท์ที่เรียกเข้ามา แล้วโอนไปตามบุคคลและแผนกต่างๆ
- พนักงานแคชเชียร์ (Cashier) รับผิดชอบในการออกใบเสร็จและเก็บเงินจากแขก ตลอดจนการบริการที่ให้แขกและเปลี่ยนเงินตราด้วย
Back Office มีตำแหน่งงานและหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง
- เจ้าหน้าที่บัญชี มีหน้าที่ในการรับทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี การวางระบบบัญชี การบัญชีต้นทุน การพยากรณ์ทางการเงิน การวางแผนภาษีอากร การบัญชีเพื่อการบริหาร เป็นต้น
- พนักงานธุรการบัญชี มีหน้าที่ในการเปิดใบกำกับภาษี,วางบิลเพื่อไปรับเช็คกับลูกค้า,บันทึกภาษีซื้อและภาษีขาย, แยกประเภทบัญชี, ดูแลจัดเก็บเอกสารทางบัญชี, จัดเตรียมเอกสารเจ้าหนี้เพื่อออกเช็คจ่ายในแต่ละงวด ตามเจรจาลูกหนี้ที่ค้างจ่าย, ดูแลจัดทำ-เก็บเอกสารทางบัญชี เช่น จัดทำใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับ-จ่าย, บันทึกข้อมูลแยกประเภท และ สรุปรายรับ-จ่ายประจำเดือน, บันทึกสต็อกวัตถุดิบและสินค้าต่างๆ เป็นต้น
- ผู้จัดการส่วนบัญชีและบริหาร มีหน้าที่ดูแลระบบงานทางด้าน Admin สาขาให้เป็นมาตรฐานบริษัท ซึ่งประกอบด้วยงานทางด้านบัญชีสินเชื่อ ธุรการขาย และคลังสินค้าตลอดจนดูแลเกี่ยวกับการปิดบัญชีสาขาและจัดทำงบการเงินสาขา เพื่อนำส่งสำนักงานใหญ่ เป็นต้น
ถึงแม้ว่างานทั้งสองจะมีความแตกต่างกัน แต่ทั้งสองส่วนนี้ สำนักงานด้านหน้าและสำนักงานด้านหลังไม่สามารถแยกออกจากกันได้ เนื่องจากงานทั้งสองงานนี้มีความสัมพันธ์กับลูกค้าที่กลมกลืน เพราะฝ่ายหนึ่งต้องทราบข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับกระบวนการทำผลิตภัณฑ์และอีกฝ่ายหนึ่งคอยให้ผลิตภัณฑ์และบริการแก่ลูกค้า
