10 นิสัยที่จะพลาดเวลาเขียนอีเมลทำงาน
เชื่อว่าหลาย ๆ คนที่ทำงานในสำนักงานหรือออฟฟิศต่างก็ต้องใช้อีเมลในการติดต่อสื่อสารด้วยกันทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ เจ้าของธุรกิจ หรือแม้กระทั่งเหล่ามนุษย์เงินเดือนก็ตาม การใช้อีเมลในปัจจุบันนับเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน ซึ่งด้วยปริมาณงานที่มากขึ้นอาจจะทำให้คุณรู้สึกว่าตนเองมีข้อผิดพลาดในการใช้อีเมลมากขึ้นกว่าเดิม ดังนั้น สำหรับวันนี้ JobCute ได้นำเคล็ดลับในการเขียนอีเมลเพื่อให้คุณได้พัฒนาการทำงานพร้อม ๆ ไปกับการพัฒนาตัวเองในเรื่องของการเขียนอีเมลสำหรับการทำงานและหนึ่งในนั้นก็คือ การสำรวจตนเองว่ามีการผิดพลาดในการส่งอีเมลหรือไม่ เราไปเริ่มต้นสำรวจกันเลยนะคะ
1.การส่งอีเมลไปหาผู้ติดต่อผิดคน ก็อาจจะมีบ้างบางครั้งที่คุณเผลอกดชื่ออีเมลโดยเริ่มพิมพ์แค่ตัวอักษรหน้าแล้วก็คลิกเลือกอีเมลนั้นเลย โดยไม่ได้ทำการตรวจสอบ หรือตรวจทานชื่ออีเมลเสียก่อน ซึ่งการกระทำแบบนี้อาจจะทำให้คุณพลาดโอกาสส่งงานชิ้นสำคัญไปก็เป็นได้ สำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาการทำงานพร้อม ๆ ไปกับการพัฒนาตัวเองนั้นจะต้องไม่ควรมองข้ามข้อผิดพลาดในเรื่องการเขียนอีเมลในการทำงานสำหรับข้อนี้
2.พิมพ์ชื่ออีเมลแอดเดรสผิด หากเป็นชื่ออีเมลแอดเดรสที่คุณไม่เคยเขียนถึงมาก่อน การพิมพ์ผิดพลาดไม่ใช่สิ่งที่เกินคาดถ้าหากคุณต้องการพัฒนาการทำงานและเพิ่มความมั่นใจในการส่งงาน ควรเลือก Copy Paste จะดีกว่าการพิมพ์ตามซึ่งจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย เพราะการเลือก Copy Paste จะช่วยลดความผิดพลาดได้เยอะมากค่ะ
3.การลืมแนบไฟล์งานขณะส่งงาน การแนบไฟล์งานถือว่าเป็นเรื่องสำคัญมากที่เราจำเป็นจะต้องเช็ค ซึ่งก่อนกดส่งอีเมลคุณควรตรวจสอบว่าคุณมีการแนบไฟล์งานแล้วหรือไม่ เพื่อลดการเกิดข้อผิดพลาดและถือว่าเป็นการพัฒนาตัวเองในการเขียนอีเมลในการทำงานอีกด้วย
4.การส่งไฟล์งานผิด ข้อนี้ก็เหมือนกันสำคัญมาก ถึงแม้บางครั้งการส่งไฟล์งานผิดอาจจะไม่ใช่เรื่องใหญ่นัก ถ้าเราส่งงานหรืออีเมลภายในบริษัทหรือองค์กร แต่อาจจะทำให้เสียเวลาได้ แต่สำหรับการส่งไฟล์งานผิดที่เราต้องส่งออกไปนอกบริษัทหรือองค์กรหรือส่งให้ลูกค้านั้น ค่อนข้างที่จะสำคัญมากเพราะหมายถึงการทำงานที่ไม่เรียบร้อย ดังนั้น คุณจึงควรเลือกพัฒนาการทำงานด้วยการเช็คไฟล์งานก่อนส่งอีเมลทุกครั้ง เพื่อให้การเขียนอีเมลในการทำงานเป็นการพัฒนาตัวเองในอีกระดับ
5.ลืมแจ้งข้อความสำคัญในอีเมล จะเห็นว่าบ่อยครั้งที่การเขียนข้อความในอีเมลถูกละเลย ไม่ได้เขียนข้อความสำคัญ ๆ หรือประเด็นหลัก ๆ ให้ครบถ้วน ดังนั้น หากคุณต้องการพัฒนาตัวเองในด้านการเขียนอีเมลในการทำงานคุณควรตรวจสอบเนื้อหาของอีเมลก่อนกดส่งอีเมลทุกครั้ง
6.ลืมแนบไฟล์รูปในขณะส่งงาน การตรวจสอบว่าไฟล์รูปมีการส่งแล้วหรือไม่ คือทางเลือกในการพัฒนาการทำงานอีกระดับหนึ่ง เนื่องจากการตรวจสอบก่อนส่งจะทำให้ข้อผิดพลาดลดลง
7.การเขียนหัวข้อ Subject อีเมลผิดพลาด หากต้องการพัฒนาการทำงานในด้านการเขียนอีเมลในการทำงานของคุณนั้น คุณควรตรวจสอบหัวข้ออีเมลให้แน่ใจว่าถูกต้องหรือไม่ มีความเหมาะสมหรือยังกับเนื้อหาที่จะส่งไป การตรวจสอบจะทำให้คุณได้พัฒนาตัวเองในด้านของความถูกต้องและความแม่นยำได้เป็นอย่างดี
8.งานที่ส่งไม่ได้ทำการตรวจแก้ การตรวจแก้งานก่อนส่งถือเป็นเรื่องสำคัญมาก โดยคุณควรพัฒนาการทำงานพร้อม ๆ ไปกับการพัฒนาตัวเองด้วยการตรวจงานของตนเสียก่อน เพื่อเป็นการลดข้อผิดพลาดในการเขียนอีเมลในการทำงาน
9.ไม่ได้ทำการกดส่งแต่กดลบไปก่อน หากว่าคุณยังไม่ได้ทำการกดส่งอีเมลแต่ว่าเผลอกดลบไปก่อน บางครั้งคุณอาจจะพบว่าการแนบไฟล์ที่ทำไปนั้นล้มเหลวและเสียเวลาเปล่า จนเกิดให้มีการทำงานซ้ำซ้อนและเสียเวลาในการเริ่มต้นเขียนอีเมลใหม่อีกครั้ง
10.Reply อีเมลมากเกินไป อีกหนึ่งข้อที่หากมีแล้วควรปรับปรุง คือ การ Reply อีเมลมากเกินไป โดยที่หัวข้อไม่เกี่ยวข้องกัน เนื่องจากจะทำให้การอ่านเนื้อหาเก่า ๆ ยากกว่าเดิม เราจึงควรที่จะสังเกตุใส่ใจในเรื่องนี้เพิ่มมากขึ้น
เป็นอย่างไรกันบ้างค่ะ ตอนนี้คิดว่าใครหลายคนที่อ่านมาถึงตรงนี้ คงจะเริ่มทำการสำรวจกันแล้วใช่ไหมค่ะว่าตัวคุณนั้นยังมีพฤติกรรมเหล่านี้อยู่หรือไม่ และหวังว่าในการส่งอีเมลครั้งต่อไปของคุณนั้นจะมีการตรวจสอบมากกว่าเดิม เพื่อให้การทำงานออกมาสมบูรณ์แบบมากที่สุด และช่วยให้การทำงานของคุณเกิดประสิทธิภาพสำหรับองค์กรหรือบริษัทเช่นกันนะคะ
