ปัจจุบันการปรับตัวเพื่อดำเนินธุรกิจ ต้องอาศัยการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ ปรับแผนการตลาด รวมไปถึงการบริหารต้นทุนเพื่อจัดการรายจ่ายต่างๆให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งหนึ่งในวิธีนั้น คือ การบริหารจัดการต้นทุนในการจ้างพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานไปพร้อมๆกันได้ โดยรูปแบบกลยุทธ์ในการปรับตัวดำเนินธุรกิจนั้นย่อมต่างกันไปจากยุคก่อนๆ เนื่องจากยุคปัจจุบัน เป็นยุคดิจิทัล ที่เราสามารถสรรหาเครื่องมือใหม่ๆมาเพื่อช่วยลดต้นทุนในการจ้างบุคลากรได้ และลดเวลาในการทำงานต่างๆให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในระยะยาว
หลายคนมักจะตั้งคำถามว่าทำไมปัจจุบันโปรแกรมสำเร็จรูป เป็นสิ่งที่ตอบโจทย์เจ้าธุรกิจมากยิ่งขึ้น เหตุผลง่ายๆเลย เพราะรายจ่ายในการจ้างพนักงานประจำในสภาวะเศรษฐกิจแบบนี้ ที่มีค่าใช้จ่ายจิปาถะมากมายตามมาอีกด้วย งานที่สามารถใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทำได้ โดยไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงาน เราสามารถเปรียบเทียบราคาระหว่างค่าโปรแกรมสำเร็จรูป ที่ออกมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ประกอบการและเจ้าของกิจการมากมาย อย่างไรก็ตาม ก่อนตัดสินใจซื้อโปรแกรมต่างๆ ทางเว็บไซต์ Jobcute ขอแนะนำว่า ให้ทดลองใช้งานก่อน ว่าสามารถทำงานได้ดีหรือไม่ ประหยัดหรือเปล่า เพราะหากไม่ลองใช้ก่อนตั้งแต่แรก ก็อาจจะทำให้เสียเงินเปล่าๆ เมื่อโปรแกรมที่ซื้อมาไม่ตอบโจทย์กับงานที่ทำได้ ซึ่งวันนี้เรามีไอเดียมาช่วยให้เจ้าของธุรกิจยุคใหม่สามารถลดต้นทุนในการจ้างทรัพยากรบุคคลได้ อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะรู้โปรแกรมนี้ เรามาทำความรู็จักหน้าที่หลักๆของ HR กันก่อนค่ะ
1. งานเอกสาร
HR มีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องของเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการทำทะเบียนประวัติพนักงาน สัญญาว่าจ้าง ทำบันทึกการเข้า-ออกงาน ทำบันทึกคำขอลางานต่างๆ เป็นต้น
2. งาน Pay Roll
งาน Pay Roll ถือว่าเป็นอีกงานที่สำคัญมากในบริษัทในการดูแลเงินเดือนของพนักงาน การจัดทำค่าจ้างเงินเดือน และคำนวณภาษีต่างๆ ตลอดจนสวัสดิการต่างๆที่พนักงานควรจะได้รับอีกด้วย
3. งานสรรหา คัดเลือกบุคลากร และงานประเมินผล
บริหารการจัดการและพัฒนาบุคลากรให้สามารถปฏิบัติงานให้บรรลุตามเป้าหมายได้ตามที่ได้ตั้งไว้ และทำงานอย่างมีความสุขมีความต้องการอยู่กับองค์กรไปนานๆ นอกจากนี้ HR จะมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ติดตามและประเมินผลงาน เพื่อจัดทำรายงานและข้อเสนอแนะให้กับผู้บริหารและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในบริษัท ตลอดจนวางแผนเพื่อให้รางวัลและผลตอบแทนกับพนักงานอีกด้วย
4. งานนโยบายต่างๆ
HR ต้องวางกลยุทธ์ให้สอดคล้อง และสนับสนุนนโยบายของอค์กรให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ ดำเนินงาน ด้วยการให้การสนับสนุน ชี้แนะ ตลอดจนติดตามและประเมินผลให้ดำเนินไปตามแผนที่ได้วางไว้ และเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด
โปรแกรม HR Table มีประโยชน์อะไรบ้าง
โปรแกรมบริหารงานบุคคลอย่าง HR Table เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานสมัยใหม่เพื่อมุ่งพัฒนาองค์กรให้ก้าวสู่ยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง ซึ่งโปรแกรมนี้ใช้ง่าย สะดวก ไม่ยุ่งยาก สามารถใช้งานได้ทั้งใน Laptop และ Application ในมือถือ สามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเอง ซึ่งเป็นโปรแกรม HR ที่ช่วยลดเวลาในการทำงานและเสริมประสิทธิภาพให้กับองค์กรของคุณได้ โดยมี Features ดังต่อไปนี้
- หมดปัญหาเรื่องงานเอกสาร โดยแทนที่การใช้กระดาษด้วยเอกสารดิจิทัล สะดวกต่อการจัดเก็บและเรียกใช้
- ระบบอัตโนมัติแบบ Real Time ตอบสนองการทำงานในยุค 4.0 สร้างความสะดวกในการทำงาน รวดเร็ว เพียงปลายนิ้วสัมผัส ก็สามารถทำงานได้ทุกที่โดยผ่านแอพพลิเคชั่นในมือถือ
- มีความปลอดภัย ไร้กังวัลระบบ Digital Ecosystem สามารถเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีความปลอดภัยสูงได้
- ระบบคำนวณอัตโนมัติ สามารถคำนวณเงินเดือนจากข้อมูลต่างๆได้ เช่น รายได้ เงินที่ถูกหัก ผลตอบแทน และพนักงานสามารถดูรายละเอียดจากแอพพลิเคชั่น (E-Payslip) ได้ด้วยตนเอง
- ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออก HR จะบริหารจัดการการเข้า-ออกงาน ผ่านการแสกนลายนิ้วมือแบบ Real-time ซึ่งมีความเหมาะสมกับธุรกิจหลากหลายประเภท พร้อมภาพเซลฟี่สแกนและยืนยันตัวพนักงานได้จริง
- ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ทุกข้อมูลของพนักงานจะได้รับการจัดเก็บให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดการ รองรับระบบโครงสร้างองค์กร พนักงานสามารถจัดการข้อมูลส่วนบุคคลได้ด้วยตัวเอง
- ส่งคำขอและอนุมัติการลา สามารถส่งคำขอและอนุมัติการลาประเภทต่างๆได้ เช่น ลากิจ ลาป่วย ลาพักร้อน ผ่านแอพพลิเคชันได้อย่างสะดวกรวดเร็วและ Real-time
- การคัดเลือกและสรรหาพนักงานใหม่ HR คอยเพิ่มและแชร์ตำแหน่งงานว่างในองค์กรผ่านระบบและสามารถทำลิ้งก์ไปวางบนเว็บไซต์ต่างๆ
ถึงแม้ว่าโปรแกรม HR Table มี Features มากมายที่สามารถช่วยงาน HR ได้ในระดับหนึ่งก็ตาม อย่างไรก็ตาม HR ก็ยังคงมีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างยิ่ง เพราะนอกเหนือจากงานเอกสารแล้ว HR ยังมีหน้าที่ที่ต้องติดต่อประสานงานตามหน่วยงานต่างๆ บริหารจัดการพนักงานและวางนโยบายบุคคล รวมไปถึงต้องใช้จิตวิทยาในขั้นตอนระหว่างการสรรหาพนักงานและประเมินรายบุคคลอีกด้วย โปรแกรมช่วยบริหารงาน HR Table นั้นก็นับได้ว่าเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่สามารถช่วยแบ่งเบางาน HR ให้กับฝ่ายบุคคลเป็นอย่างมาก ซึ่งจะช่วยให้ฝ่ายบุคคลนั้นทำงานได้อย่างราบรื่น ไม่ต้องจัดการกับงานเอกสารที่วุ่นวาย และมีเวลาโฟกัสที่งานพัฒนาบุคลากรของบริษัทได้มากยิ่งขึ้น
