พรีเซนต์งานอย่างไรให้ดูเป็นมือโปร
ความสามารถในการ presentation ให้ได้ผล คือทักษะที่สำคัญในงานธุรกิจ ในฐานะผู้ที่จะต้องไปพรีเซนต์ คุณจำเป็นต้องคว้ามันให้ได้และถ้าคุณประสบความสำเร็จไม่เพียงแต่ผู้ฟังของคุณจะได้รับประโยชน์จากข้อมูลดังกล่าวแล้ว แต่คุณจะดูดีในสายตาของคนอื่น ๆ ด้วย มีหลายคนที่ไม่แน่ใจว่าจะปรากฏตัวอย่างไรให้ดูมั่นใจและน่าเชื่อถือในการพูดต่อหน้าคนอื่น ต่อไปนี้ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการมาอธิบายโปรแกรมใหม่ให้พนักงานฟัง หรือเป็นหัวหน้าฝ่ายการเงินอัพเดทข้อมูลที่สำคัญต่อสื่อ หรือเป็นรองประธานบริษัทที่ต้องพูดต่อหน้าบอร์ดก็ตาม ให้ยึดถือปฏิบัติตามข้อแนะนำ 10 ข้อนี้ แล้วคุณจะก้าวเข้าสู่ความสำเร็จในการพรีเซนต์ได้ค่ะ
1. รู้จักผู้ฟังของคุณ เรียนรู้ให้มากเกี่ยวกับผู้ฟังของคุณก่อนขึ้นพรีเซนต์ อาทิ พวกเขาสนใจที่จะฟังหัวข้อของคุณมากแค่ไหน? อะไรคือสิ่งที่พวกเขาอยากจะรู้? ถ้าคำกล่าวของคุณเป็นสิ่งที่จำเป็นและน่าตระหนักรู้ผู้ฟังก็จะชอบและอยากจะฟังคุณพูด
2. ฝึกพูดดังๆ คุณต้องได้ยินเสียงของการพรีเซนต์ด้วยว่าเป็นอย่างไร แค่พูดในหัวตัวเองมันยังไม่ดีพอ การพูดออกมาดัง ๆ จะช่วยตรวจสอบถ้อยคำต่าง ๆ ด้วยว่ามันพูดตรงกับหลักภาษาหรือไม่? คุณได้เชื่อมโยงประเด็นต่าง ๆ ไปถึงกันแล้วหรือไม่? นอกจากนี้ การฟัง speech ในฐานะผู้ฟังจะช่วยให้เกิดความมั่นใจในพื้นที่ที่เราไปยืนพูดด้วยว่าเสียงที่ออกมาในบริเวณนั้นชัดเจนพอหรือไม่
3. ชุดที่ใส่ในการพรีเซนต์ เครื่องแต่งกายของคุณในวันพรีเซนต์จะช่วยให้คุณปรากฏตัวด้วยความมั่นใจ ให้คิดว่าผู้ฟังของคุณแต่งตัวอย่างไร คุณก็ควรจะต้องแต่งตัวให้ดูดีกว่าเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้เกิดขึ้น
4. ทำตัวกลมกลืนก่อนพรีเซนต์ หากคุณต้องไปพบกับผู้ร่วมสังเกตการณ์ ขึ้นไปพบกับเขาก่อนเลย จับมือ (ในกรณีคนไทยก็อาจจะใช้การไหว้)แนะนำตัวและต้อนรับเขาทีละคนก่อนที่จะเริ่มการพรีเซนต์ การสร้างความสัมพันธ์เหล่านี้จะช่วยให้ผู้คนเข้าถึงคุณได้ และทำให้คุณรู้สึกผ่อนคลายกับคนอื่น ๆ ด้วยเช่นกันช่วยลดการประหม่าและการตื่นเต้นได้
5. สร้างความน่าเชื่อถือ ทำให้แน่ใจว่าผู้ฟังรู้ว่าทำไมคุณถึงได้รับการคัดสรรมาเพื่อพูดในเรื่องนั้น ๆ ถ้าคุณยังไม่แน่ใจในเรื่องนี้หรือไม่มีใครแนะนำตัวคุณ ดังนั้น คุณก็ควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเองก่อนพรีเซนต์
6. ให้ความใส่ใจในการสื่อสารแบบ ‘อวัจนภาษา’ ใช้ท่าทางประกอบคำพูดที่ดีและมองไปยังผู้ฟังของคุณด้วย จำไว้ว่ากริยาท่าทางทำให้คำพูดของคุณมีชีวิตชีวา แต่จงหลีกเลี่ยงท่าที่ทำให้ดูเหมือนกังวลอะไรอยู่ เช่น การเล่นกับปากกาหรือก้อนยางลบ พูดให้ดังพอที่จะได้ยิน
7. อย่าลดราคาตัวเอง หลีกเลี่ยงความเห็นที่ดูถูกคุณหรือคำพูดของคุณ ซึ่งรวมไปถึงประโยคที่ว่า “ผมหวังว่า ผมคงไม่ทำให้คุณเบื่อนะ เพราะผมกำลังจะพูดอีกเรื่องว่า…” หรือ “ผมรู้ว่าพวกคุณไม่ได้ตั้งใจมาฟังผมพูดหรอก” ระวังพวกคำ filler ต่าง ๆ เช่น อืม, เอ่อ, อ่า เป็นต้น ระวังว่าผู้ฟังจะเริ่มนับคำว่า “อืม” ของคุณแล้วพวกเขาจะไม่ฟังในสิ่งที่คุณกำลังพูดอยู่ และยิ่งพวกคำ filler เยอะมากเท่าไหร่ ก็จะสะท้อนว่าคุณไม่ได้เตรียมพร้อมและดูประหม่าไปด้วย
8.เล่าเรื่อง ลองเล่าเรื่องบ้าง โดยเรื่องนั้น ๆ จะทำให้การพรีเซนต์ของคุณมีชีวิต เมื่อไปถึงจุดที่ชี้เฉพาะ, คอนเซ็ปต์, โปรดักส์ หรือบริการ การเล่าเรื่องถึงบางคนหรือบางสิ่งจะช่วยพิสูจน์ประเด็นของเรื่องหรือผลประโยชน์ที่จะได้รับจากบริการนั้น ๆ ผู้ฟังจะจดจำเรื่องเล่านั้นได้ และมันจะเป็นผลลัพธ์ของการพรีเซนต์
9.ใช้สไลด์ ใช้สไลด์เพื่อทำให้การพรีเซนต์ของคุณดูหวือหวาขึ้น สไลด์จะช่วยสนับสนุนคำพูด ไม่ใช่แย่งความสนใจไปจากคุณ แต่มันจะต้องไม่ใช่เนื้อหาทั้งหมดของการพรีเซนต์ จึงควรจำกัดข้อมูลในสไลด์แต่ละแผ่นด้วย
10.คาดหวังในคำถาม ลองจินตนาการว่าคุณอาจจะต้องถูกถามอะไรบ้าง และคุณควรจะต้องตอบอย่างไร รวมทั้งเตรียมพร้อมรับมือกับคำถามในเชิงลบหรือความเห็นที่ก้าวร้าว จะทำให้คุณรับมือกับสิ่งต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น
ทุกข้อที่แนะนำมานั้นเป็นเพียงหลักการคร่าวๆ ที่ค่อนข้างครอบคลุมในทุกสถานการณ์คุณจะสามารถนำมาใช้ในการ พรีเซ็นต์เรื่องงานต่าง ๆ ได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ดีที่สุดและสำคัญที่สุดคือความจริงใจในเนื้อหาและความซื่อสัตย์ต่อผู้ฟัง จะทำให้การพรีเซ็นต์ของคุณยอดเยี่ยมและเป็นธรรมชาติ หากคุณยังไม่คุ้นชินกับมัน ขอให้จำและพยายามทำตามอย่างช้า ๆ สบาย ๆ อย่าเร่งรีบ เริ่มค่อย ๆ ลองดูทีละนิด หากคุณไปเร่งเคร่งเครียดมากจนเกินไปก็จะยิ่งทำให้การพูดของคุณตะกุกตะกักไม่เป็นธรรมชาติ ให้ถือเสียว่า เทคนิคเหล่านี้เป็นเครื่องมือให้คุณ เพื่อให้การนำเสนองานครั้งต่อไปของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้นเท่านั้นพอ
