สวัสดีค่ะสำหรับคุณผู้อ่านที่กำลังอ่านบทความและสาระดี ๆ เกี่ยวกับการสมัครงานและการสัมภาษณ์งาน วันนี้ไม่อยากพูดพร่ำทำเพลงมาก เนื่องจากแอดมินได้เตรียมสาระดี ๆ มาให้คุณได้อ่านและได้นำไปเป็นไกด์ไลน์ ในการดำเนินชีวิตของแต่ละคนกันนะคะ ตำแหน่งที่ยอดฮิตและจำเป็นจะต้องมีอยู่ทุก ๆ บริษัท หรือทุก ๆ องค์กร และไม่ว่าจะจังหวัดไหน ๆ เช่น กรุงเทพฯ ภูเก็ต ก็คงจะหนีไม่พ้นกับตำแหน่ง “เจ้าหน้าที่ธุรการ” และถ้าคุณกำลังจะไปสัมภาษณ์งานในตำแหน่งเจ้าหน้าที่ธุรการอยู่ล่ะก็ คุณจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องอ่านบทความต่อไปนี้ตั้งแต่ต้นจนจบนะคะเพราะว่าแอดมิน ได้หยิบหยกเกี่ยวกับ ตัวอย่างคำถามในการสัมภาษณ์งานตำแหน่งนี้มาฝากกัน ซึ่งคุณอาจจะได้พบคำถามที่จะสามารถเช็คความเข้าใจและประสบการณ์ของคุณในบทบาทเจ้าหน้าที่ธุรการได้ คุณอาจจะถูกถามคำตอบที่เกี่ยวข้องกับทักษะของงานและคำถามที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมซึ่งจะเป็นตัวประเมินความสามารถที่เหมาะสมสำหรับบทบาทหน้าที่นี้
ต่อไปเรามาดูตัวอย่างของคำถามและคำตอบ จะช่วยเป็นแนวทางให้คุณได้เตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ใน ตำแหน่งเจ้าหน้าที่ธุรการ (Office Administrator) มีดังนี้ค่ะ
- หน้าที่ปกติในหนึ่งวันในงานของคุณก่อนหน้านี้คืออะไร?
คำถามนี้จะทำให้ผู้สัมภาษณ์ได้ทราบถึงประสบการณ์โดยทั่วไปของคุณ และบทบาทลักษณะนี้ คำตอบของคุณควรจะเน้นในเรื่องของหน้าที่งานและความรับผิดชอบในงานต่าง ๆ ที่มีความสำคัญกับงาน ศึกษารายละเอียดของงานอย่างรอบคอบเพื่อให้ทราบถึงหน้าที่งานที่สำคัญจริง ๆ แนวทางในการตอบคำถามนี้ ก็คือ
ผู้ที่ทำการสัมภาษณ์ต้องการคำตอบที่เป็นการอธิบายถึงกิจกรรมที่ทำในแต่ละวัน ยกตัวอย่างเช่น
“ฉันได้มอบหมายและตรวจสอบงานด้านบริหาร”
“ฉันได้ตรวจตรา ช่วยเหลือและจัดการการทำงานของพนักงาน”
“ฉันให้ความช่วยเหลือด้านการบริหาร”
“ฉันจัดสรรและตรวจสอบทรัพยากรต่าง ๆ”
- บทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการคืออะไร?
คุณควรที่จะใช้แนวทางต่อไปนี้ในการพัฒนาคำตอบของคุณเพื่อให้การสัมภาษณ์ในตำแหน่งเจ้าหน้าที่ธุรการของคุณ สร้างความประทับใจกับผู้สัมภาษณ์ และแนวคำตอบสำหรับคำถามนี้ ก็คือ
“โดยปกติแล้ว บทบาทของเจ้าหน้าที่ธุรการ คือการทำให้แน่ใจว่าการทำงานในสำนักงาน บริษัท หรือองค์กรนั้น ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการวางแผนและการจัดระเบียบภาระงาน ทรัพยากรและการจัดการสำนักงาน การตรวจสอบการทำงานของเจ้าหน้าที่ การประสานงานด้านการขอข้อมูล ดำเนินการและศึกษาตัวอย่างวิธีการปฏิบัติงานสำนักงานที่ดีที่สุด เพื่อให้แน่ใจได้ว่างานจะประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้”
- คุณสมบัติของคุณข้อใดที่ทำให้คุณคิดว่าคุณเหมาะสมกับบทบาทนี้หรือตำแหน่งนี้?
ผู้ที่ทำการสัมภาษณ์ต้องการทราบถึงทักษะด้านการจัดการของคุณที่เหมาะกับบทบาทเจ้าหน้าที่ธุรการ ดังนั้น คำตอบของคุณควรจะเน้นในเรื่องของทักษะการจัดการที่สำคัญที่ผู้ทำการสัมภาษณ์กำลังมองหา และต้องการคำตอบจากคุณ แนวทางในการตอบคำถามนี้ ก็คือ
“ความสัมพันธ์ของฉันต่อตำแหน่งนี้ ทำให้ฉันได้ใช้ประสบการณ์ของตัวเองที่มีอยู่มากมายในทุกขอบเขตงานสำนักงาน ทักษะการจัดการที่ดี ทักษะการวางแผนที่โดดเด่น ทักษะการแก้ปัญหาและการตัดสินใจ ทักษะการติดต่อสื่อสารที่ดีและความต้องการที่จะส่งมอบบริการที่ยอดเยี่ยมให้แก่ลูกค้า”
- อธิบายการจัดการของคุณและวิธีการที่คุณจะสร้างสิ่งแวดล้อมของทีมที่เหมาะสม?
ในคำถามนี้ ผู้ที่ทำการสัมภาษณ์พยายามที่จะทราบทักษะการจัดการทรัพยากรบุคคลและความสามารถในการปรับตัวของคุณ และคุณควรที่จะตอบคำถามข้อนี้ คือ
คำตอบสำหรับคำถามนี้โดยปกติแล้วคือ “ฉันมีเทคนิคการจัดการของฉันตามเงื่อนไขการทำงานและเงื่อนไขส่วนตัว พนักงานที่ไม่มีประสบการณ์จำเป็นจะต้องได้รับคำแนะนำที่มากขึ้นและการดูแลที่ใกล้ชิดมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจได้ว่างานที่ทำจะประสบความสำเร็จ ยิ่งมีจำนวนพนักงานที่มีประสบการณ์มาก การมอบหมายหน้าที่จึงเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญมากที่สุด ฉันให้พวกเขาใช้ทรัพยากรที่เหมาะสมในการปฏิบัติงานให้สำเร็จพร้อมให้ความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น”
- อธิบายสถานการณ์ที่คุณจะต้องใช้ทักษะการตัดสินใจของคุณในการตัดสินใจในเรื่องที่สำคัญในงานของคุณ?
เจ้าหน้าที่ธุรการทุกคนจำเป็นจะต้องมีไหวพริบ และปฏิภาณในการตัดสินใจที่ดีในการหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด อีกอย่างต้องมีความแม่นยำและถูกต้องด้วยนะคะ สิ่งที่คุณควรตอบในคำถามนี้ คือ
ให้อธิบายสั้นๆถึงโอกาสที่คุณเคยได้ทำการตัดสินใจเลือกคนที่คุณจะมอบหมายงานให้ทำหรือเมื่อคุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญของงานเหนือสิ่งอื่นซึ่งจะทำให้โครงการเกิดผลสำเร็จ
เป็นอย่างไรกันบ้างค่ะ สำหรับคุณ ๆ ทั้งหลายที่กำลังเตรียมตัวที่จะไปสัมภาษณ์งานในตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ธุรการ (Office Administrator) ก็คงจะได้มีทริปดี ๆ ที่อย่างน้อยก็พอจะช่วยให้เราได้รู้แนวทางในการตอบคำถาม ที่ผู้สัมภาษณ์เองก็ต้องการคำตอบที่ประทับใจ และหากเราสามารถตอบได้เป๊ะ ปัง อย่างมั่นใจก็จะสามารถพิชิตใจของผู้สัมภาษณ์และโอกาสในการที่จะได้งานก็ไม่ไกลเกินฝันนะคะ อย่าลืมติดตาม สาระดี ๆ จาก Jobcute ได้ตลอดค่ะ
